Áp dụng 5S trong lắp đặt màn cửa tự động – Kinh nghiệm từ Quality Assurance đến khởi nghiệp

Hồi mới ra trường, tôi làm việc trong lĩnh vực QA (Quality Assurance) tại nhà máy Fujitsu, nơi tôi có cơ hội tiếp cận và ứng dụng các phương pháp quản lý chất lượng của Nhật như ISO, 5S, Kaizen... Sau này kinh doanh cung cấp màn cửa, mái hiên tự động, tôi nhận thấy tư duy chất lượng hình như đã ngấm vào máu.

Một trong những điều tôi áp dụng đầu tiên chính là phương pháp 5S trong lắp đặt màn cửa, mái hiên tự động. Công trường lắp đặt thường rất lộn xộn, nếu không có chuẩn bị rõ ràng, sẽ dễ xảy ra sai sót, mất thời gian và giảm chất lượng dịch vụ.

Cách tôi áp dụng 5S vào lắp đặt màn cửa, mái hiên tự động

🔹 Seiri (Sàng lọc): Trước khi rời kho, đội kỹ thuật kiểm tra danh sách dụng cụ và vật liệu, chỉ mang theo những gì cần thiết. Điều này giúp tránh mang theo những công cụ không dùng đến, giảm tải trọng và thời gian đăng ký danh sách hàng vào cổng.

🔹 Seiton (Sắp xếp): Công cụ và vật liệu được bố trí cố định trong các túi tại công trình, giúp dễ tìm kiếm và sử dụng. Các túi chứa dụng cụ cụ thể, cố định như thể kệ hàng ở kho, dễ kiểm tra số lượng, tránh thất lạc. Giữa các túi có dây buộc với nhau hình thành một “khu vực xí chỗ riêng” tránh cho các đội khác để lấn đồ vào lộn xộn không kiểm soát được.

🔹 Seiso (Sạch sẽ): Kết thúc mỗi công đoạn, khu vực làm việc được dọn dẹp ngay để kiểm tra đồ đạc, tránh lộn xộn, giảm rủi ro mất dụng cụ và đảm bảo an toàn.

🔹 Seiketsu (Chuẩn hóa): Toàn bộ đội ngũ tuân thủ cùng một quy định, đảm bảo chất lượng và hiệu suất làm việc đồng đều trên tất cả công trình. Cái này mà ở nhà máy, họ làm luôn thành tiêu chuẩn ISO9000 được luôn (tôi nói về tiêu chuẩn tôi làm đầu tiên thời thập niên 2000 ở Fujitsu thôi, giờ phiên bản xịn hơn có rất nhiều).

🔹 Shitsuke (Sẵn sàng): Tôi tổ chức các buổi đào tạo nhắc nhở định kỳ, đánh giá hiệu suất để cải tiến phương án thi công liên tục, giúp đội ngũ làm việc nhanh chóng chính xác hơn.

Hiệu quả mang lại

✅ Giảm thời gian lắp đặt do không mất công tìm kiếm công cụ.
✅ Nâng cao độ chính xác và chất lượng công trình.
✅ Giữ hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng.
✅ Đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, ít sai sót hơn.

Tôi tin rằng 5S không chỉ dành cho sản xuất mà còn là một tư duy quản lý hữu ích trong mọi lĩnh vực. Khi áp dụng vào thực tế, nó giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Bạn có từng áp dụng 5S trong công việc của mình chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn nhé!